Wykrywanie i klasyfikacja danych - czym są i dlaczego firmy nie mogą ich dziś ignorować?

Firmy przetwarzają dziś ogromne ilości informacji - od danych osobowych klientów, przez dokumentację finansową, aż po know-how i własność intelektualną. Problem polega na tym, że wiele organizacji nie wie dokładnie, jakie dane posiada i gdzie one się znajdują. Właśnie dlatego coraz większe znaczenie zyskują wykrywanie i klasyfikacja danych jako fundament skutecznej ochrony informacji.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest klasyfikacja danych, jak działa wykrywanie informacji wrażliwych i dlaczego bez tych procesów trudno mówić o realnym bezpieczeństwie i zgodności z RODO.

Dowiedz się więcej czym jest RODO i jak postępować zgodnie z tym rozporządzeniem

Czym jest wykrywanie danych?

Wykrywanie danych (data discovery) to proces identyfikowania informacji znajdujących się w systemach IT, na komputerach użytkowników, w serwerach, chmurze i aplikacjach. Jego celem jest odpowiedź na pytania:

• jakie dane znajdują się w organizacji,
• gdzie są przechowywane,
• kto ma do nich dostęp,
• które z nich są wrażliwe lub krytyczne dla biznesu.

Bez etapu wykrywania firma nie jest w stanie skutecznie zabezpieczyć informacji, ponieważ nie chroni tego, czego nie widzi.

Na czym polega klasyfikacja danych?

Klasyfikacja danych to przypisywanie informacjom określonych kategorii, np.:

• dane osobowe,
• dane finansowe,
• dane poufne,
• tajemnice przedsiębiorstwa,
• informacje publiczne.

Każda z kategorii może mieć inny poziom ochrony i inne reguły dostępu. Dzięki temu firma wie, które dane wymagają szczególnej kontroli, a które mogą być przetwarzane swobodniej.

Dlaczego brak klasyfikacji danych to realne zagrożenie?

W praktyce brak wykrywania i klasyfikacji danych prowadzi do:

• przypadkowych wycieków informacji,
• naruszeń RODO,
• utraty kontroli nad udostępnianiem plików,
• wysokich kar finansowych,
• strat wizerunkowych.

Pracownik może nieświadomie wysłać dane wrażliwe poza organizację, skopiować je na prywatny nośnik albo udostępnić w chmurze osobom nieuprawnionym - właśnie dlatego ochrona musi zaczynać się od rozpoznania danych.

Jak wykrywanie i klasyfikacja danych wspierają bezpieczeństwo informacji?

Dzięki tym procesom organizacja:

• wie, które informacje są najbardziej wrażliwe,
• potrafi kontrolować ich przepływ,
• może automatycznie reagować na niebezpieczne operacje,
• ogranicza ryzyko incydentów wewnętrznych,
• łatwiej spełnia wymogi audytowe.

To fundament skutecznych systemów DLP, czyli rozwiązań zapobiegających utracie danych.

Wykrywanie i klasyfikacja danych w środowiskach chmurowych

Coraz więcej danych trafia dziś do chmury - do usług takich jak Microsoft 365, OneDrive, SharePoint czy Gmail. Oznacza to nowe wyzwania:

• brak pełnej kontroli nad kopiowaniem plików,
• masowe udostępnianie danych,
• praca zdalna i mobilność użytkowników.

Dlatego wykrywanie i klasyfikacja muszą obejmować nie tylko komputery, ale również chmurę, inaczej ochrona będzie niekompletna.

Czym różni się ręczna klasyfikacja od automatycznej?

Ręczna klasyfikacja:

• zależna od świadomości pracowników,
• podatna na błędy,
• czasochłonna.

Automatyczna klasyfikacja danych:

• wykorzystuje reguły, wzorce i analizę treści,
• wykrywa dane w czasie rzeczywistym,
• nie obciąża użytkowników,
• jest skalowalna.

Dziś to właśnie automatyzacja decyduje o skuteczności ochrony danych.

Jak wygląda wykrywanie i klasyfikacja danych w praktyce?

Nowoczesne systemy analizują:

• zawartość dokumentów,
• metadane plików,
• sposób przetwarzania danych przez użytkowników,
• kontekst biznesowy.

To pozwala nie tylko oznaczyć dane jako wrażliwe, ale także powiązać je z ryzykiem operacyjnym.

Właśnie w ten sposób działa rozwiązanie oferowane przez Safetica, które łączy wykrywanie danych, ich klasyfikację oraz kontrolę nad ich przepływem w jednym systemie:

Wykrywanie i klasyfikacja danych

Wykrywanie i klasyfikacja danych a RODO

Z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych organizacja musi:

• wiedzieć, gdzie przetwarza dane osobowe,
• ograniczać dostęp tylko do osób uprawnionych,
• reagować na incydenty,
• dokumentować naruszenia.

Bez klasyfikacji danych realizacja tych obowiązków jest w praktyce niemożliwa. Dlatego wykrywanie i klasyfikacja stanowią techniczne zaplecze zgodności z RODO.

Kiedy firma powinna wdrożyć wykrywanie i klasyfikację danych?

To rozwiązanie szczególnie ważne, gdy:

• przetwarzasz dane osobowe klientów,
• korzystasz z chmury,
• pracownicy pracują zdalnie,
• obracasz danymi finansowymi,
• dochodziło już do incydentów bezpieczeństwa,
• podlegasz audytom i regulacjom.

W takich warunkach brak kontroli nad danymi staje się realnym zagrożeniem dla ciągłości biznesu.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak w praktyce można zidentyfikować dane wrażliwe, przypisać im poziomy poufności i zabezpieczyć je przed nieautoryzowanym dostępem, sprawdź rozwiązanie:

Wykrywanie i klasyfikacja danych

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Na czym polega klasyfikacja danych?

To przypisywanie informacjom poziomów poufności i kategorii, które określają sposób ich przetwarzania i ochrony.

Czy klasyfikacja danych jest wymagana przez RODO?

RODO nie narzuca konkretnej technologii, ale wymaga kontroli nad danymi - klasyfikacja jest jednym z kluczowych elementów tej kontroli.

Czy wykrywanie danych działa w chmurze?

Tak, nowoczesne systemy obejmują zarówno środowisko lokalne, jak i chmurowe.

Czy wykrywanie danych chroni przed wyciekami?

Tak, ponieważ umożliwia identyfikację danych wrażliwych i blokowanie ryzykownych operacji.